Politique de Confidentialite

1. Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des donnees est Thomas Shamoev (CloseOS), Entrepreneur Individuel, domicilie au 4 Rue des Coquelicots, 68120 Pfastatt, France.

La presente politique s'applique a l'ensemble de l'ecosysteme CloseOS : CloseOS Sales et CloseOS Business.

Pour toute question relative a vos donnees, vous pouvez nous contacter a : support@closeos.fr.

2. Les Donnees que nous collectons

Dans le cadre de l'utilisation de CloseOS, nous sommes amenes a collecter les categories de donnees suivantes :

2.1 Donnees communes (Sales & Business)

• Donnees de Compte : Nom, prenom, email, mot de passe (hashe), photo de profil, adresse IP, logs de connexion.
• Donnees CRM (Prospects) : Nom, prenom, email, telephone, entreprise, titre, stade du pipeline, valeur du deal, type de paiement, notes d'appel, tags, motif de perte.
• Donnees de Rendez-vous : Date, heure, duree, fuseau horaire, statut, lien Google Meet, notes.
• Donnees de Paiement (Abonnement) : Les 4 derniers chiffres de votre carte bancaire et la date d'expiration (geres de maniere securisee par Stripe).
• Identifiants CRM tiers : Tokens OAuth et identifiants de synchronisation pour HubSpot, Pipedrive, GoHighLevel, Airtable, Systeme.io.

2.2 Donnees specifiques a CloseOS Sales

• Donnees de Contacts Internes : Nom, prenom, email, telephone des infopreneurs et partenaires avec lesquels le closer travaille.
• Donnees de Facturation & Bancaires : Nom de la banque, IBAN, BIC, numero SIRET (du closer et de l'infopreneur), adresses postales — pour la generation automatique de factures.
• Donnees d'Appels : Historique des appels (duree, contact, date, statut), scripts d'appel.
• Enregistrements Call Room : Enregistrement de l'ecran et de l'audio de l'appel (cockpit d'appel), exporte en video pour relecture. Ces enregistrements peuvent contenir la voix et les informations partagees par le prospect ; l'Utilisateur est responsable d'informer et de recueillir le consentement des participants avant tout enregistrement.
• Donnees de Booking (Cal.com) : Types d'evenements, disponibilites, reservations synchronisees.
• Messages : Conversations internes entre le closer et ses contacts.
• Stripe Connect : Identifiant de compte Stripe connecte pour recevoir des paiements.

2.3 Donnees specifiques a CloseOS Business

• Donnees des Membres d'Equipe : Nom, prenom, email, telephone, date de naissance, role, equipe, fuseau horaire.
• Donnees de Remuneration : Type de compensation, salaire fixe, taux de commission, jour de paiement.
• Donnees de Presence : Statut en ligne (heartbeat), historique de connexion/deconnexion.
• Donnees de Campagnes : Nom, source (Instagram, LinkedIn, ADS, Organic), parametres UTM, champs personnalises des formulaires de capture.
• Donnees de Capture (Prospects) : Email, telephone (multi-pays), champs personnalises, creneau de rendez-vous selectionne, fuseau horaire du prospect.
• Precapture de leads : Des qu'un prospect saisit son email ou son telephone dans un formulaire ou une page de capture, ces coordonnees et les reponses deja renseignees sont enregistrees, meme si le formulaire n'est pas soumis jusqu'au bout, afin de creer ou completer sa fiche prospect.
• Donnees de Formulaires : Reponses aux formulaires publics (candidature, sondage, brief) heberges sur closeos.fr/f/. Pour les blocs video a visionnage obligatoire, la duree de visionnage est mesuree afin de conditionner la validation du formulaire.
• Liens de tracking (/t/) : Lorsqu'un lien de tracking est cree par l'Utilisateur, chaque clic collecte l'adresse IP, le type d'appareil, le pays approximatif, le caractere de visiteur unique ou recurrent et le nombre de clics, a des fins de mesure d'audience.
• Empreintes d'Appareil : Identifiant unique + user-agent pour la verification de securite et la fonction « appareil de confiance » (2FA memorisee jusqu'a 7 jours).
• Donnees d'Onboarding : Contenus de formation (textes, videos, liens, PDFs) crees par le proprietaire.

3. Pourquoi collectons-nous ces donnees ?

Vos donnees sont utilisees exclusivement pour :

4. Partage des Donnees (Sous-traitants)

Nous ne vendons jamais vos donnees. Elles sont uniquement transmises a nos prestataires techniques indispensables au fonctionnement des services :

• Hebergement & Base de donnees : Vercel & Supabase (Infrastructure securisee).
• Paiement : Stripe (Gestion des abonnements et paiements).
• Emails Transactionnels : Brevo (Rappels de rendez-vous, verification, factures, rapports). Expediteur : support@closeos.fr.
• Telephonie (VoIP) : Twilio (Acheminement des appels et SMS — CloseOS Sales).
• Calendrier : Google Calendar API (Synchronisation bidirectionnelle d'evenements, en lecture et en ecriture, apres liaison de votre compte Google — Sales & Business), Cal.com (Booking — Sales).

Assistants IA & serveur MCP (a l'initiative de l'Utilisateur)

CloseOS Business expose une API REST et un serveur MCP (Model Context Protocol) qui permettent, si l'Utilisateur active une cle API, a des assistants IA tiers de lire et d'ecrire dans ses donnees (prospects, rendez-vous, campagnes, formulaires, facturation). Lorsque l'Utilisateur choisit d'utiliser ces assistants, les donnees concernees sont transmises a l'editeur de l'assistant, agissant comme destinataire / sous-traitant :

• Anthropic (Claude) : traitement des requetes de l'assistant IA. Donnees potentiellement hebergees hors Union europeenne (Etats-Unis), encadrees par des Clauses Contractuelles Types.
• OpenAI (ChatGPT) : traitement des requetes de l'assistant IA. Donnees potentiellement hebergees hors Union europeenne (Etats-Unis), encadrees par des Clauses Contractuelles Types.

Ce partage n'a lieu que si l'Utilisateur genere une cle API et connecte un assistant IA. Les cles sont revocables a tout moment. L'Utilisateur est responsable du choix de l'assistant et de la conformite de cet usage.

Integrations tierces (a l'initiative de l'Utilisateur)

Si l'Utilisateur connecte des services tiers, les donnees sont partagees selon la configuration choisie :

• HubSpot — synchronisation contacts/deals
• Pipedrive — synchronisation deals/personnes
• GoHighLevel — synchronisation contacts/opportunites
• Airtable — synchronisation d'enregistrements
• Systeme.io — synchronisation par tags
• iClosed — import de donnees par webhook
• Zapier — automatisations personnalisees (Business)

L'Utilisateur est seul responsable de la conformite de ces integrations avec le RGPD et les conditions d'utilisation des services tiers concernes.

5. Traitements Automatises

Les services executent les traitements automatises suivants :

• Rappels de rendez-vous (Business) — Emails automatiques aux prospects a des intervalles configurables (24h, 10h, 5h, 3h, 1h, 30min, 15min avant le rendez-vous).
• Relances automatiques (Sales & Business) — Jusqu'a 7 emails de relance automatiques envoyes aux prospects apres un no-show ou l'entree en stade « Contacte », a des intervalles configures par l'Utilisateur. Les relances se mettent en pause des que le prospect a repondu.
• Digest « suivi de discussion » (Sales & Business) — Chaque jour a 17h, un email recapitulatif est envoye a l'Utilisateur (et non au prospect) listant les prospects ayant repondu mais dont la discussion est en attente.
• Rappels programmes (Sales & Business) — Rappels a l'heure precise poses par l'Utilisateur sur une fiche prospect.
• Generation de factures (Sales & Business) — Creation automatique mensuelle selon la configuration de l'Utilisateur.
• Rapports hebdomadaires (Business) — Agregation des metriques et envoi par email.
• Attribution de rendez-vous (Business) — Algorithme round-robin ou aleatoire pour assigner les prospects aux membres d'equipe.
• Nettoyage de donnees — Traitement automatise des demandes de suppression de compte.

6. Securite des Donnees

La securite est notre priorite. Nous mettons en oeuvre les mesures suivantes :

• Communications chiffrees via HTTPS/TLS
• Mots de passe hashes et illisibles
• Verification des appareils par code a usage unique (Business)
• Controle d'acces base sur les roles (Row Level Security)
• Isolation des donnees par compte utilisateur
• Jetons OAuth stockes de maniere securisee avec rafraichissement automatique
• Verification en deux etapes pour les changements d'email
• Donnees bancaires sensibles (IBAN/BIC) stockees avec acces restreints
• Donnees de paiement (carte bancaire) gerees exclusivement par Stripe — jamais stockees sur nos serveurs

7. Duree de Conservation

8. Vos Droits (RGPD)

Conformement au Reglement General sur la Protection des Donnees, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'acces — Obtenir une copie de vos donnees personnelles
• Droit de rectification — Corriger des donnees inexactes ou incompletes
• Droit de suppression — Demander l'effacement de vos donnees
• Droit a la portabilite — Recevoir vos donnees dans un format structure et reutilisable
• Droit d'opposition — Vous opposer au traitement de vos donnees pour des motifs legitimes
• Droit a la limitation — Demander la suspension du traitement dans certains cas

Pour exercer ces droits ou demander la suppression integrale de votre compte, contactez-nous a : support@closeos.fr.

Vous disposez egalement du droit d'introduire une reclamation aupres de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertes) : www.cnil.fr.

9. Roles de traitement

Pour les donnees de l'Utilisateur (compte, facturation, connexion) : CloseOS est responsable de traitement.

Pour les donnees des tiers (prospects CRM, membres d'equipe) importees ou collectees par l'Utilisateur : CloseOS agit en tant que sous-traitant. L'Utilisateur est responsable de traitement et doit s'assurer de la conformite de sa collecte (consentement, information des personnes, base legale).

10. Cookies & Traceurs

Nous utilisons des cookies strictement necessaires au fonctionnement du site (session d'authentification, preferences, cookie « appareil de confiance » memorisant votre 2FA pendant 7 jours). Aucun cookie publicitaire n'est utilise a des fins de profilage marketing.

Les liens de tracking (/t/) crees par l'Utilisateur ne deposent pas de cookie publicitaire : la mesure d'audience repose sur les donnees techniques du clic (IP, appareil, pays approximatif). L'Utilisateur qui diffuse de tels liens est responsable d'informer les personnes concernees.

Vous pouvez gerer vos preferences via les parametres de votre navigateur.

11. Transferts hors Union europeenne

Nos donnees sont principalement hebergees dans l'Union europeenne (Supabase). Certains sous-traitants peuvent toutefois traiter des donnees en dehors de l'UE, notamment aux Etats-Unis : Vercel (hebergement), Stripe (paiement), Twilio (VoIP/SMS), ainsi que Anthropic et OpenAI si l'Utilisateur active un assistant IA via l'API / le serveur MCP.

Ces transferts sont encadres par les Clauses Contractuelles Types de la Commission europeenne (et, le cas echeant, le cadre Data Privacy Framework), garantissant un niveau de protection adequat.